Il Registro dell’anagrafica condominiale

Con l’entrata in vigora della Legge 220/2012, sono sorte per l’Amministratore ulteriori incombenze dovute alla tenuta e custodia di alcuni registri obbligatori per i condomini.

Possiamo paragonare l’anagrafe ad una sorta di “carta di identità” ovvero una “scheda dell’immobile” contenente le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare tutti i partecipanti al condominio.

Il Registro dell’anagrafica condominiale è uno dei nuovi documenti che l’Amministratore deve custodire o se mancante, predisporlo (punto 6 dell’Art. 1130 del Cod. Civ.).

Tale registro è finalizzato a garantire una maggiore trasparenza della composizione della compagine condominiale sia nei rapporti interni tra comproprietari e tra questi ultimi e l’ amministratore sia nei rapporti esterni con i privati e le pubbliche autorità.

Per le caratteristiche descritte, il registro assolve primariamente una funzione conoscitiva.

Alla luce dell’istituzione di questo nuovo registro ed in seguito al sistema di aggiornamento disciplinato, si viene a creare un sistema di pubblicità notizia in relazione alle vicende attinenti la titolarità delle singole unità immobiliari.

Tutti i dati che saranno archiviati all’interno dell’anagrafe dovranno essere trattati seguendo le indicazioni dettate dal Garante della Privacy in merito alla protezione dei dati personali.

A tal proposito già nel 2006 il Garante ebbe modo di precisare che tutti le operazioni di trattamento dati devono essere effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione di condominio.

Quindi, alla luce di quanto disposto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), l’amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale (proprietari/usufruttari ecc.) Sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell’art 24 comma 1, lett. a,b,c, l’amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (inquilini).

Per ottemperare alla costituzione del registro dell’anagrafica condominiale l’Amministratore dovrà inviare, a tutti i condomini, una scheda di richiesta/aggiornamento dati.

Deve informare gli stessi condòmini che ogni variazione dei dati deve essergli comunicata per iscritto entro 60 giorni dall’avvenuta variazione, per tenere sempre aggiornato il registro di anagrafica condominiale, fermo restando che non è tenuto ad effettuare costanti attività investigative presso i pubblici registri per mantenere aggiornata l’anagrafe condominiale (Tribunale di Roma, sentenza n° 8310/2019).

Qualora un Condòminio dovesse locare la sua unità immobiliare, ha l’obbligo di comunicare entro 30 giorni all’Amministratore i dati del conduttore e dei soggetti aventi diritti reali sulla stessa unità.

In caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali l’Amministratore, per ovviare alla non ottemperanza dei condòmini, deve inviare una lettera di sollecito raccomandata che gli permetta di ottenere i dati mancanti ed aggiornare il registro.

Decorsi 30 giorni l’Amministratore può acquisire tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento del registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

La scheda da inviare ai condomini per istituire o aggiornare il registro dell’anagrafica condominiale dovrà contenere:

• le generalità di tutti i condomini, degli usufruttuari, con i relativi codici fiscali;
• la residenza ed il domicilio dei sopraelencati soggetti;
• tutti gli eventuali numeri telefonici, e-mail, ecc.
• se l’unità immobiliare è locata, anche i dati del conduttore;
• in caso di comunione, i riferimenti del rappresentante della comunione;
• i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, ecc.

L’Amministratore periodicamente deve richiedere a tutti i condomini se vi sono state o meno variazioni su ogni singola unità immobiliare, in particolare ad ogni rinnovo del mandato o in caso di lavori che prevedano eventuali sgravi fiscali, ed a chi certificare la detrazione da comunicare poi, in via telematica, all’Agenzia delle Entrate.

Oltre ai dati sopra menzionati, il registro dell’anagrafica condominiale si compone di tutti quegli atti inerenti la sicurezza del condominio e quindi, anche di tutta la documentazione riguardante le manutenzioni e verifiche periodiche degli impianti.

Appare ovvio che i dati progettuali dell’edificio e tutti gli elaborati grafici devono essere parte integrante del registro di anagrafica condominiale.

Non si può ignorare che l’articolo 1130 del Cod. Civ., con il quale si istituisce il registro di anagrafica condominiale, è un articolo derogabile, pertanto, qualora un regolamento condominiale di qualsiasi natura deroghi a tale norma, bisognerà adottare quanto previsto dallo stesso.

Molti amministratori e condòmini non comprendono l’importanza del registro dell’anagrafica condominiale e tendono a sottovalutare l’opportuno aggiornamento che, oltre ad essere grave motivo per la revoca dell’Amministratore (Art. 1129 Cod. Civ.), può mettere a repentaglio la vita di molte persone e la difficoltà di gestire eventuali emergenze anche in occasione di calamità naturali e non.

Con l’entrata in vigora della Legge 220/2012, sono sorte per l’Amministratore ulteriori incombenze dovute alla tenuta e custodia di alcuni registri obbligatori per i condomini.

Possiamo paragonare l’anagrafe ad una sorta di “carta di identità” ovvero una “scheda dell’immobile” contenente le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare tutti i partecipanti al condominio.

Il Registro dell’anagrafica condominiale è uno dei nuovi documenti che l’Amministratore deve custodire o se mancante, predisporlo (punto 6 dell’Art. 1130 del Cod. Civ.).

Tale registro è finalizzato a garantire una maggiore trasparenza della composizione della compagine condominiale sia nei rapporti interni tra comproprietari e tra questi ultimi e l’ amministratore sia nei rapporti esterni con i privati e le pubbliche autorità.

Per le caratteristiche descritte, il registro assolve primariamente una funzione conoscitiva.

Alla luce dell’istituzione di questo nuovo registro ed in seguito al sistema di aggiornamento disciplinato, si viene a creare un sistema di pubblicità notizia in relazione alle vicende attinenti la titolarità delle singole unità immobiliari.

Tutti i dati che saranno archiviati all’interno dell’anagrafe dovranno essere trattati seguendo le indicazioni dettate dal Garante della Privacy in merito alla protezione dei dati personali.

A tal proposito già nel 2006 il Garante ebbe modo di precisare che tutti le operazioni di trattamento dati devono essere effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione di condominio.

Quindi, alla luce di quanto disposto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), l’amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale (proprietari/usufruttari ecc.) Sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell’art 24 comma 1, lett. a,b,c, l’amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (inquilini).

Per ottemperare alla costituzione del registro dell’anagrafica condominiale l’Amministratore dovrà inviare, a tutti i condomini, una scheda di richiesta/aggiornamento dati.

Deve informare gli stessi condòmini che ogni variazione dei dati deve essergli comunicata per iscritto entro 60 giorni dall’avvenuta variazione, per tenere sempre aggiornato il registro di anagrafica condominiale, fermo restando che non è tenuto ad effettuare costanti attività investigative presso i pubblici registri per mantenere aggiornata l’anagrafe condominiale (Tribunale di Roma, sentenza n° 8310/2019).

Qualora un Condòminio dovesse locare la sua unità immobiliare, ha l’obbligo di comunicare entro 30 giorni all’Amministratore i dati del conduttore e dei soggetti aventi diritti reali sulla stessa unità.

In caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali l’Amministratore, per ovviare alla non ottemperanza dei condòmini, deve inviare una lettera di sollecito raccomandata che gli permetta di ottenere i dati mancanti ed aggiornare il registro.

Decorsi 30 giorni l’Amministratore può acquisire tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento del registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.

La scheda da inviare ai condomini per istituire o aggiornare il registro dell’anagrafica condominiale dovrà contenere:

• le generalità di tutti i condomini, degli usufruttuari, con i relativi codici fiscali;
• la residenza ed il domicilio dei sopraelencati soggetti;
• tutti gli eventuali numeri telefonici, e-mail, ecc.
• se l’unità immobiliare è locata, anche i dati del conduttore;
• in caso di comunione, i riferimenti del rappresentante della comunione;
• i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, ecc.

L’Amministratore periodicamente deve richiedere a tutti i condomini se vi sono state o meno variazioni su ogni singola unità immobiliare, in particolare ad ogni rinnovo del mandato o in caso di lavori che prevedano eventuali sgravi fiscali, ed a chi certificare la detrazione da comunicare poi, in via telematica, all’Agenzia delle Entrate.

Le cose si complicano per l’Amministratore di condominio quando il condòmino è un TRUST; per TRUST si indica un istituto giuridico di origine anglosassone che ha, come finalità, quella di separare dal patrimonio di un soggetto alcuni beni per il perseguimento di specifici interessi a favore di determinati beneficiari o per il raggiungimento di un determinato scopo, attraverso il loro affidamento e la loro gestione a una persona “trustee”.

Quest’ultima, che ne diventa l’unico titolare dei relativi diritti, sarà di difficile individuazione a causa della natura dell’Istituto.

L’istituto del “TRUST”, pur non essendo disciplinato in modo specifico da alcuna norma di diritto italiano, è considerato come “legittimo” in virtù della ratifica da parte dell’Italia della Convenzione dell’Aja del 1985, entrata in vigore il 1 gennaio 1992.

Oltre ai dati sopra menzionati, il registro dell’anagrafica condominiale si compone di tutti quegli atti inerenti la sicurezza del condominio e quindi, anche di tutta la documentazione riguardante le manutenzioni e verifiche periodiche degli impianti.

Appare ovvio che i dati progettuali dell’edificio e tutti gli elaborati grafici devono essere parte integrante del registro di anagrafica condominiale.

I dati che vengono indicati tra quelli che l’amministratore dovrà inserire nel registro dell’anagrafe condominiale (e che devono già essere tutti in suo possesso) sono quelli relativi a :

  • certificazione Vigili del Fuoco (se prevista), Cpi (Certificato Prevenzione Incendi), rinnovo Cpi, eventuale Scia, dopo la riforma;
  • certificato di conformità edilizia e agibilità;
  • libretto ascensore attestante il relativo collaudo con indicazione del numero di matricola;
  • impianto elevatore disabili e alle le verifiche periodiche dell’impianto ascensore;
  • marcature Ce in caso di presenza di giardino con altalene o altri giochi per bambini;
  • documentazione e adempimenti previsti dal Dlgs 81/08 nel caso di presenza portiere;
  • dichiarazione di conformità degli impianti condominiali elettrico citofonico, televisivo (se centralizzato), elettronico (videosorveglianza, sistema di anti-intrusione), idrico, antincendio, sanitario (allacciamento alla fogna), adduzione Gas (parte condominiale), riscaldamento e climatizzazione (se centralizzato), protezione dalle scariche atmosferiche;
  • documentazione degli impianti sotto pressione (riscaldamento centralizzato, autoclave) e dichiarazione Ce ai sensi della direttiva macchine relativa al cancello automatizzato;
  • documentazione di carattere chimico, fisico e batteriologico (in presenza di serbatoio, cisterna o tubazione comune per l’adduzione dell’acqua potabile e gli impianti di riscaldamento centralizzati e di climatizzazione centralizzati, nonché protocollo di controllo del rischio Legionellosi», documento che deve contenere una “valutazione del rischio” con l’obiettivo di identificare tutti i fattori di rischio del condominio e, in particolare, degli impianti idrici secondo il quanto previsto dalle linee guida del ministero della Salute;
  • presenza di macchine, impianti ed eventuali problemi strutturali;
  • eventuali interventi per la valutazione o la rimozione di amianto ed eventuali interventi di manutenzione straordinaria eseguiti dal condominio e soggetti al coordinamento per la sicurezza;
  • sicurezza statica dell’edificio come strutture portanti, suolo e sottosuolo (che dovrebbero essere già in suo possesso);
  • dotazioni del fabbricato e relativo certificato di agibilità (oggi unico documento unito all’abitabilità);
  • identificazione dell’edificio con i dati storici e urbanistici.

Non si può ignorare che l’articolo 1130 del Cod. Civ., con il quale si istituisce il registro di anagrafica condominiale, è un articolo derogabile, pertanto, qualora un regolamento condominiale di qualsiasi natura deroghi a tale norma, bisognerà adottare quanto previsto dallo stesso.

Molti amministratori e condòmini non comprendono l’importanza del registro dell’anagrafica condominiale e tendono a sottovalutare l’opportuno aggiornamento che, oltre ad essere grave motivo per la revoca dell’Amministratore (Art. 1129 Cod. Civ.), può mettere a repentaglio la vita di molte persone e la difficoltà di gestire eventuali emergenze anche in occasione di calamità naturali e non.

La compilazione dei registri avrà una natura meramente compilativa e non si potranno acquisire prove documentali perché risulterebbe eccedente rispetto alla funzione della attività di gestione ed amministrazione.

L’amministratore non svolgerà “funzioni ispettive” poiché non potrà accedere alle singole unità a fini di controllo delle condizioni di sicurezza. Si ricorda a riguardo che in sede di promulgazione è stata eliminata la possibilità di una partecipazione più diretta dell’amministratore per gli interventi urgenti a tutela della sicurezza negli edifici.

Si ricorda che, il Consiglio Nazionale del Notariato, nello Studio 906-2013/C, ha chiarito come l’obbligo di comunicare all’amministratore di condominio l’avvenuta variazione dei dati presenti nel Registro dei beni condominiali non grava sul notaio rogante ma sulle parti, le quali ben possono peraltro incaricare lo stesso notaio. Quindi, la prova documentale, rimane pur sempre un elemento essenziale per determinare il trasferimento del diritto all’amministratore.

A tal proposito, con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 il Garante della Privacy ha individuato i documenti che l’amministratore può richiedere ai fini dell’aggiornamento del registro di anagrafe, stabilendo che il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all’amministratore ed, inoltre, l’amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità da perseguire.

Cosa si può acquisire nel Registro:

  • Tutte le informazioni dei proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio (numeri di telefono/fax/mail) comprensivi di codice fiscale, residenza o domicilio;
  • I dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno in cui è collocata l’unità immobiliare.

Cosa non si può acquisire nel Registro:

  • La copia dell’atto di compravendita in cui sono riportati i dati (titolo di proprietà; documentazione urbanistica; rapporto informativo della conservatoria);
  • Le “condizioni di sicurezza” delle singole proprietà esclusive.

Quest’ultimo dato, relativo alle “condizioni di sicurezza” è stato già modificato dal Decreto 23 dicembre 2013 n°145 convertito in Legge 9 del 2014, in cui viene precisato che in riferimento al registro di anagrafe condominiale, questo deve contenere solo i dati relativi alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Pertanto non saranno i proprietari condòmini ad attestare le condizioni di sicurezza delle proprie unità immobiliari.

Pertanto, a seguito del monito del Garante della Privacy si parlerebbe di un’acquisizione soft dei dati e la compilazione dei registri avrà una natura meramente compilativa non potendovi acquisire prove documentali perché ciò risulterebbe eccedente rispetto alla funzione della attività di gestione ed amministrazione. Inoltre l’amministratore non potrà ispezionare ed accedere alle singole unità a fini di controllo delle condizioni di sicurezza.

Il monito del Garante della privacy, tuttavia, mal si concilia, con quanto disposto dall’art. 63, ultimo comma delle disp. att. c. c. il quale esplicitamente statuisce che “chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all’amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto”. La norma prescrive esplicitamente, che in caso di cessione dei diritti sull’unità immobiliare, vi è l’obbligo di inviare copia autentica del titolo all’amministratore.

Per tali ragioni ci sembra di capire che l’orientamento espresso dal Garante non si coordini perfettamente da quanto disposto dal codice civile limitatamente alla fattispecie della cessione dei diritti sulle unità immobiliari.

Il registro dell’anagrafe condominiale è stato oggetto di studio anche del Consiglio Nazionale del Notariato, nello Studio 906-2013/C, che ha chiarito come l’obbligo di comunicare all’amministratore di condominio l’avvenuta variazione dei dati presenti nel Registro dei beni condominiali non grava sul notaio rogante ma sulle parti. Quindi, la prova documentale, per il CNN rimane pur sempre un elemento essenziale per determinare il trasferimento del diritto all’amministratore.

Pertanto, il Garante con la newsletter è incappato in una vera e propria amnesia in quanto la dell’art. 63 disp. att. c.c. non può essere elusa a seguito della interpretazione espressa dallo stesso Garante, atteso che lo status di condomino, in caso di vendita dell’unità immobiliare, si acquisisce soltanto nel momento in cui la copia autentica dell’atto di acquisto è portata a conoscenza dell’amministratore di condominio.

L’art. 63 disp. att. c.c. istituisce, a carico del venditore, l’adempimento di un onere senza il quale rimane obbligato al pagamento dei contributi sorti successivamente al verificarsi del trasferimento del diritto di proprietà. L’intervento legislativo, pertanto, ha previsto una nuova responsabilità in capo all’acquirente che agevola anche il compito dello stesso amministratore, che spesso rimaneva completamente all’oscuro delle vicende traslative della proprietà delle unità abitative condominiali, ostacolando la corretta individuazione del soggetto obbligato, con conseguente rallentamento nella soddisfazione dei crediti condominiali.

Pertanto, anche il Consiglio Nazionale del Notariato, impone alle parti l’onere di trasmettere le dovute comunicazioni all’amministratore e con riferimento al ruolo del notaio in relazione al mutamento dei dati di cui all’art. 1130, comma 6, c.c.?

La risposta elaborata dal CNN, molto articolata, è la seguente:

1) non grava sul notaio l’obbligo di comunicare all’amministratore l’avvenuta variazione dei dati presenti nel Registro dei beni condominiali (non vi è alcuna norma a tal proposito);

2) dal punto di vista strettamente legislativo non ha previsto alcun obbligo a carico del notaio di curare le formalità necessarie all’aggiornamento del Registro dei beni condominiali attraverso la trasmissione di copia autentica dell’atto notarile all’amministratore di condominio;

3) esclusa la sussistenza di un obbligo di comunicazione a carico del notaio rogante, ne discende che onerate in tal senso non possano che essere l’acquirente/venditore. In quanto l’acquirente ha interesse a provvedere a tale adempimento per acquistare a tutti gli effetti di legge lo status di condomino (ex art. 1130 c.c. e art. 63 ult. co.); l’alienante, ha interesse ad effettuare tale comunicazione, perché egli resta obbligato solidalmente con l’avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all’amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto (ex art. 63 ult. co.);

4) entrambe le parti (acquirente/venditore) devono anche informare l’amministratore della esistenza di un diritto reale come di un diritto personale costituito su una proprietà immobiliare facente parte di un condominio (come ad esempio la costituzione di un usufrutto).

Di fronte a tali prerogative però il CNN si appresta anche ad aprire uno spiraglio: “nulla vieta che le parti stesse possano incaricare lo stesso notaio del compito di trasmettere copia autentica dell’atto all’amministratore di condominio, anziché provvedervi direttamente loro. Una tale soluzione garantirebbe una più sicura corrispondenza fra le risultanze dei Registri Immobiliari con quelle del Registro dell’anagrafe condominiale”. La soluzione potrebbe rappresentare una soluzione facilmente attuabile visto che alle parti non rimarrebbe altro che comunicare al notaio le generalità dell’amministratore che gestisce lo stabile.

Ogni condomino ha il diritto di prendere visione dell’anagrafe condominiale. L’amministratore che neghi tale possibilità può essere revocato per giusta causa. Per ottenere l’immediata esibizione della documentazione, l’interessato può procedere contro di lui in tribunale, mediante un ricorso in via d’urgenza.

La legge impone all’amministratore di comunicare il locale dove è conservato, tra gli altri, anche l’anagrafe condominiale e i giorni e le ore in cui ogni condomino, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione ed anche estrarne copia, sottoscritta dall’amministratore, previo rimborso della spesa.

 

Avv. Amilcare Mancusi

Ciao, sono un avvocato civilista, ideatore e curatore del sito Punto di Diritto. Sono custode e delegato alle vendite presso il Tribunale di Nocera Inferiore. Mi occupo di consulenza e assistenza legale in materia di recupero crediti ed esecuzioni immobiliari, problematiche condominiali (sono stato amministratore di diversi condomini), risarcimento danni, famiglia, successioni e volontaria giurisdizione, consulenza alle aziende (anche in tema di sistemi di videosorveglianza e cessione di ramo). Ho fornito consulenza, in maniera residuale, in materie giuslavoristiche, amministrative e tributarie. Nel tempo libero sono un runner dilettante e leggo con piacere noir e gialli italiani o romanzi di grandi autori moderni.

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